در یک تعریف ساده نرم‌افزار حقوق دستمزد ؛ سامانه ای جهت ثبت اطلاعات پرسنلی و محاسبه حقوق بر اساس کارکرد آن ها می باشد.

محاسبه حقوق پرسنل شاید اولین دلیل استفاده از این نرم افزار باشد، اما دلایل فراوان دیگری نیز، کاربران را به این نرم افزار سوق داده است. وجود الزامات قانونی و حساسیت آن دلیل دیگری است که نیاز به استفاده از نرم افزار حقوق دستمزد را برجسته تر می کند. علاوه بر این الزامات، تنوع محاسبات و زمان بر بودن محاسبه آن نیز دلیل محکمی می باشد بطوریکه استفاده از نرم افزار حقوق دستمزد برای تمامی بخش های دارای نیروی انسانی بیش از 8 نفر الزامی می باشد.

یک نرم افزار حقوق دستمزد قوی باید چندین پارامتر را در نظر گرفته باشد تا بتواند مورد استقبال قرار گیرد. پارامترهایی چون رعایت الزامات و کنترلهای داخلی و قانونی، تنوع گزارشات و فرم های پایه، امکان پوشش عمومی کسب و کارهای مختلف، محیط کاربری آسان و ارتباط صحیح با کاربران و ...

نرم افزار حقوق و دستمزد افرا حاصل تجربه چندین ساله مدیران و طراحان آن در تنوع گسترده شرکت های مالی می باشد و شاید بتوان به جرات گفت برای عموم کسب و کارها و کاربران سایر نرم افزار ها قابل درک و استفاده می باشد